Huisregels foto-film- en geluidsopnamen

Wil je een geluidsopname maken van het gesprek dat je hebt met een medewerker van de gemeente? Dat kan in principe. We begrijpen dat je daar goede redenen voor kan hebben, bijvoorbeeld om het gesprek later terug te luisteren of om het te gebruiken in een procedure. We vragen je wel rekening te houden met de volgende regels:

• Laat vooraf weten dat je het gesprek wil opnemen.
• Gebruik de opname alleen voor jezelf, bijvoorbeeld als geheugensteun of voor een procedure.
• Deel of publiceer de opname niet, bijvoorbeeld via sociale media.
• Pas de opname niet aan, bijvoorbeeld door te knippen of te plakken.
• Als de gemeente hierom vraagt, geef je een kopie van de geluidsopname.

In sommige situaties is het minder wenselijk om een opname te maken. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als het gesprek plaatsvindt in een vertrouwelijke setting, als er meerdere deelnemers zijn die zich niet prettig voelen bij een opname, of als het opnemen invloed heeft op de openheid van het gesprek. In zulke gevallen zoeken we graag samen met je naar een alternatief, zoals het meenemen van een vertrouwenspersoon of gemachtigde, het maken van een gespreksverslag, of het aanbieden van een opname door de gemeente zelf.

Een medewerker van de gemeente mag ook een geluidsopname maken van het gesprek met jou. Voor de medewerker gelden de volgende regels:

• De medewerker meldt vooraf dat hij of zij het gesprek wil opnemen.
• De opname is alleen bedoeld als geheugensteun, bijvoorbeeld om het gesprek goed te kunnen verwerken of vast te leggen.
• De opname wordt op geen enkele manier openbaar gemaakt.
• De geluidsopname wordt niet langer bewaard dan nodig.
• Wil je de opname terugluisteren? Dat kan bij ons op kantoor.

Wil je een foto of video maken tijdens je contact met de gemeente? Bijvoorbeeld van een gesprek, een situatie in het stadhuis of een medewerker? Dan gelden er andere regels dan bij geluidsopnamen.

Binnen het stadhuis: alleen met toestemming

Het stadhuis is een besloten ruimte. Dat betekent dat je niet zomaar foto’s of video’s mag maken. Het maken van beeldmateriaal is alleen toegestaan met voorafgaande toestemming, in verband met de privacy van medewerkers en andere bezoekers.

Wat kun je doen?

Wil je beeldmateriaal maken? Bespreek dit dan vooraf met de betrokken medewerker. In sommige gevallen kan toestemming worden gegeven, bijvoorbeeld als het gaat om een procedure waarin beeldmateriaal nodig is. De gemeente beoordeelt per situatie of dit passend is.